Comment puis-je demander un mandat pour une personne administrative ?

En introduisant le mandat de manière manuelle, le SPF Finances vérifie si l’adresse introduite correspond à celle du registre national ou du registre BCSS (Banque Carrefour de Sécurité Sociale). Une manière alternative existe pour introduire le mandat sans que cette vérification ne soit nécessaire : via le chargement d’un fichier unique dans l’application « Mandats ». Les actions à prendre sont décrites ci-dessous. Pour obtenir de l’aide en ligne, vous pouvez consulter le lien suivant: https://www.loginhulp.be/46.php?langue=FR L’activation des mandats se fait en trois étapes :

1. Vous devez d’abord préparer le fichier en respectant un format strict afin qu’il soit reconnu par le programme.

Lorsque vous créez un mandat, vous pouvez compléter 7 champs :

    • Numéro d’identification (numéro national ou numéro d’entreprise) de la partie mandatée (le mandataire) : à compléter obligatoirement
    • E-mail de la personne mandatée : facultatif
    • Capacité : à compléter (uniquement pour les mandats “e-health”)
    • Langue : à compléter seulement si la langue de la personne mandatée est différente de la vôtre
    • Référence : facultatif, champ libre (max. 255 caractères)
    • Date de début au format aaaaMMjj : à compléter seulement si la date de début est différente de la date de création (seule une date ultérieure à la date de création est autorisée. Il n’est pas possible d’indiquer une date rétroactive)
    • Date de fin au format aaaaMMjj : facultatif

Vous pouvez facilement créer votre fichier au format .txt en utilisant Word ou Wordpad.

Consignes pour compléter votre fichier : Vous devez impérativement :

    • Respecter l’ordre des champs
    • Séparer les champs par un point-virgule « ; »
    • Ne pas mettre des titres dans le fichier
    • Créer une ligne distincte par mandat
    • Ne pas mettre d’espace ou caractère dans les champs qui doivent rester vides (car l’application ne peut pas les interpréter)
    • Avoir 7 champs par ligne séparés par 6 « ; »
    • Enregistrer votre fichier en :
    • Choisissant le format « Texte brut (.txt) »
    • cochant « Windows (par défaut) » et « Insérer des saut de ligne CR / LF »

Exemple de fichier : 415646483;john.doe@minfin.fed.be;;fr;test1;20210101;20221231

2. Ensuite, vous devez:

    • Cliquer sur Opérations groupées > Création par lot
    • Cocher le(s) type(s) de mandats concerné(s)
    • Charger le fichier au format .txt ou .csv reprenant toutes les informations nécessaires pour créer vos mandats

3. Les mandats sont créés en même temps et peuvent ensuite être activés :

    • Soit individuellement par la personne mandatée ;
    • Soit via l’action groupée « signer ».